Функция импорта списка сотрудников поможет Вам быстро разослать приглашения на установку сервиса сотрудникам по сети, что значительно сэкономит Ваше время. Чтобы импортировать список, Вам достаточно создать csv-файл с данными о сотрудниках: Имя и Фамилия, email, отдел и загрузить документ в свою учётную запись Yаware.TimeTracker. Благодаря импорту, Вам не придется больше вручную создавать пользователей и группировать сотрудников по отделам и подразделениям, в которых они работают. Сервис сделает это за Вас: Yaware автоматически разделит сотрудников по отделам, если Вы внесли необходимую информацию в файл.
Прежде чем импортировать сотрудников в свою учётную запись, Вам необходимо создать файл в формате .csv с информацией о Ваших сотрудниках. Сделать это можно с помощью программы Open Office Calc. Скачать ее можно по этой ссылке. Либо другой подходящей программой.
Важно: Не изменяйте содержимое первой строки, так как эти данные будут использованы для распознания нашей системой.
- Установите офисный пакет Open Office
- запустите программу Open Office Calc (Пуск->Все программы->Open Office 4.1.3->OpenOffice Calc)
- Заполните файл данными, для этого в следующих колонках впишите:
- “firstname” — имя пользователя;
- “lastname” — фамилию;
- “middlename” — отчество;
- “email” — адрес электронной почты;
- “group_name” — имя группы (например название отдела или подразделения компании. Если оставить поле пустым, пользователь попадет в “группу по умолчанию”).
Важно: Поле “email“ является обязательным для заполнения. Пользователи без email не будут добавлены в Вашу учётную запись.
- После того, как Вы внесли информацию об интересующих Вас сотрудниках и заполнили все указанные колонки, сохраните файл в формате csv. Для этого перейдите на вкладку “Файл” и кликните на “Сохранить как…” Перед Вами появится окно, в котором в строке “Тип файла” выберите “Текст СSV (.csv)”, как это показано на рисунке. Затем укажите название документа и нажмите “Сохранить”.
В появившимся окне нажмите кнопку «Использовать текущий формат».
- Далее Вам необходимо выбрать кодировку, разделитель поля и разделитель текста.Важно: Кодировка файла должна быть только в Юникод (UTF-8), разделитель поля — «,» (запятая). При выборе какой-либо другой кодировки пользователи не будут добавлены в Вашу учетную запись.После заполнения всех полей нажмите “OK”.
Следующий этап — непосредственно импорт пользователей.
- Зайдите в свой профиль и выберите пункт меню «Сотрудники -> Активные сотрудники или Неактивные сотрудники» или «Добавить сотрудника -> Отправить приглашения по e-mail».
- В верху основного окна приложения нажмите кнопку «Импорт сотрудников»
- В диалоговом окне «Импорт сотрудников» нажмите кнопку «Выберите файл». Затем укажите нужный файл и кликните на кнопку Импорт”.
- Появится окно, в котором Вы сможете предварительно просмотреть всех выбранных Вами сотрудников. Если информация о сотрудниках отображается правильно, кликните на кнопку “Импорт”, после чего пользователи будут добавлены в Вашу учётную запись.
По умолчанию, все пользователи попадут в категорию «Активные сотрудники». Если предел количества сотрудников исчерпан, то новые импортируемые сотрудники будут попадать в категорию “Неактивные сотрудники” после импорта файла.
Функцию “Импорта пользователей” Вы также можете использовать для отправки приглашения сотрудникам по электронной почте.
Ниже, вы можете скачать файл-пример с сотрудниками.